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Als „warme“ Betriebskosten werden die Kosten für Heizung und Warmwasser bezeichnet. Die verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung ist durch die Heizkostenverordnung (HKVO) für alle Immobilien mit zentraler Heizungsanlage für Wärme und Warmwasser zwingend vorgeschrieben. Der Eigentümer ist verpflichtet, den anteiligen Verbrauch mit entsprechenden Messgeräten zu ermitteln. Damit Mieter oder Eigentümer nur für das bezahlen, was man wirklich verbraucht hat, gibt es eine verbrauchsabhängige Abrechnung. Die Informationen dienen zudem dem Klimaschutz, da man durch regelmäßige Abrechnungen genaue Vergleichsdaten zum eigenen Verbrauch erhält und diesen ggf. reduzieren kann.

Die Immobilieneigentümer teilen die Gesamtkosten der Heizungsanlage einmal jährlich mit. Die Kosten werden zunächst in die Heizungskosten und die Kosten für die Warmwasseraufbereitung unterteilt. Diese Kosten werden erneut unterteilt in Grund- und Verbrauchskosten. Hierbei schreibt die HKVO folgendes vor: Heizungs- und Warmwasserkosten müssen zu mindestens 50, höchstens jedoch 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mieter abgerechnet werden. Warmmieten, Heizungspauschalen oder eine ausschließliche (100%) Heizkostenabrechnung nach Quadratmeter Wohnfläche oder Nutzfläche sind daher unzulässig.

Die HKVO schreibt vor, dass zwischen 30% und 50% der Heizungs- und Warmwasserkosten nach einem festen Schlüssel verteilt werden. Dieser Grundkostenanteil hilft, die Wärmeverluste von Verteilleitungen und auch z.B. Fixkosten der Heizanlage zu decken, da diese auch ohne individuelle Wärme- oder Warmwasserabnahme entstehen. Ebenfalls helfen die Grundkosten beim Ausgleich für beispielsweise Dachwohnungen mit erhöhtem Heizbedarf, da es sich hierbei um wärmetechnisch benachteiligte Wohnlagen handelt. Auch leer stehende Wohnungen erhalten mindestens eine Grundkostenabrechnung. Als Anteile für die Grundkosten werden die Wohn- oder Nutzflächen in Quadratmetern genutzt. Bei unterschiedlichen Raumhöhen gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Kubikmeter (Rauminhalte) als Berechnungsgrundlage zu verwenden.

Ob der Vermieter beziehungsweise Verwalter in der Abrechnung eine Wohn- oder Nutzfläche verwendet, ist individuell. In der Regel sollte für alle Nutzer einheitlich die im Mietvertrag vereinbarte Fläche verwendet werden. Wahlweise kann man nach der Wohnflächenverordnung (WoflV) oder der DIN 277 die Fläche berechnen. Der Unterschied zwischen Wohnfläche und Nutzfläche besteht darin, dass bei der Nutzfläche auch weitere im Haus genutzte Räume wie Keller oder Dachböden dazu zählen. Balkone gelten laut DIN 277 zu 100% als Nutzfläche, gemäß der Wohnflächenverordnung (WoflV) sind dies in der Regel 25%. Auch die Deckenhöhen können für die Berechnung der Fläche eine Rolle spielen. Eine Deckenhöhe von ein bis zwei Metern kann zur Hälfte in die Berechnung einfließen, eine Fläche mit weniger als einem Meter Deckenhöhe entfällt in der Berechnung.

Neben den Grundkosten fallen ebenfalls Verbrauchskosten an. Diese entsprechen den restlichen 50% bis 70% der Gesamtkosten. Auf diese Kosten können Nutzer und Mieter direkten Einfluss durch ihren Warmwasserverbrauch und ihr Heizverhalten nehmen. Durch die Ablesung der Verbrauchsdaten können wir eine Gesamtabrechnung für den Hausverwalter beziehungsweise Vermieter und Einzelrechnungen pro Wohnungsnutzer erstellen. Die Einzelabrechnungen erhalten Mieter und Eigentümer in der Regel von der Hausverwaltung oder dem Vermieter.